Legalisasi Dokumen dan Apostille untuk Keperluan Luar Negeri

Dokumen Indonesia yang akan digunakan di luar negeri, atau dokumen asing yang akan digunakan di Indonesia, umumnya memerlukan pengesahan agar diakui. Sejak Indonesia menjadi pihak pada Konvensi Apostille, dokumen untuk negara sesama pihak konvensi cukup memperoleh apostille, sedangkan untuk negara yang bukan pihak konvensi tetap menempuh legalisasi berjenjang.

Tiga Istilah yang Sering Tertukar

Dokumen yang Sering Membutuhkan Pengesahan

• Akta pendirian dan dokumen legalitas perusahaan untuk membuka cabang atau bermitra di luar negeri
• Surat kuasa untuk digunakan di yurisdiksi lain
• Ijazah dan transkrip untuk keperluan bekerja atau melanjutkan studi
• Akta kelahiran dan akta perkawinan untuk keperluan keimigrasian
• Dokumen perusahaan asing yang akan dipakai mendirikan PT PMA di Indonesia

Urutan Pengurusan yang Umum

1. Memastikan dokumen dalam bentuk yang dapat disahkan — sebagian dokumen perlu dibuat atau disahkan notaris lebih dulu
2. Menerjemahkan dokumen oleh penerjemah tersumpah bila bahasa tujuan mensyaratkannya
3. Mengurus apostille untuk negara pihak konvensi, atau legalisasi berjenjang untuk negara lain
4. Untuk jalur legalisasi berjenjang, dilanjutkan pengesahan pada perwakilan negara tujuan

Untuk Dokumen Asing yang Masuk ke Indonesia

Dokumen perusahaan asing yang dipakai mendirikan PT PMA — misalnya anggaran dasar induk, keputusan direksi, dan surat kuasa — umumnya perlu disahkan di negara asal, diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, dan diperiksa keabsahannya sesuai ketentuan. Menyiapkan hal ini sejak awal penting karena pengurusannya di negara asal sering memakan waktu lebih lama daripada yang diperkirakan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan paling umum adalah menerjemahkan dokumen sebelum dokumen aslinya disahkan, sehingga terjemahan harus diulang. Kesalahan berikutnya adalah tidak memeriksa persyaratan negara tujuan, karena setiap negara dapat memiliki ketentuan tambahan mengenai format, masa berlaku dokumen, dan penerjemah yang diakui. Memastikan persyaratan tujuan sebelum memulai menghemat waktu dan biaya yang cukup besar.