Dokumen dan Rekaman Minimum yang Harus Ada Sebelum Audit Stage 2

Sebelum audit tahap dua, organisasi setidaknya harus memiliki dokumen sistem yang menetapkan lingkup, kebijakan, dan sasaran; prosedur atas proses yang dianggap perlu dikendalikan; serta rekaman yang membuktikan bahwa sistem telah benar-benar dijalankan. Yang paling sering menjadi temuan bukan tidak adanya dokumen, melainkan tidak adanya rekaman yang menunjukkan dokumen itu dipakai.

Dokumen Sistem

• Penetapan lingkup sistem manajemen beserta alasan bila ada persyaratan yang tidak diterapkan
• Kebijakan dan sasaran yang terukur, disertai rencana pencapaiannya
• Pemetaan proses beserta keterkaitan dan penanggung jawabnya
• Hasil identifikasi risiko dan peluang beserta rencana penanganannya
• Prosedur untuk proses yang berdampak besar terhadap hasil
• Uraian tugas dan persyaratan kompetensi untuk peran yang memengaruhi kinerja

Rekaman yang Wajib Ada

1. Rekaman kompetensi dan pelatihan personel
2. Rekaman kalibrasi atau verifikasi alat ukur yang digunakan
3. Rekaman evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok
4. Rekaman pengendalian proses, termasuk hasil pemeriksaan dan pengujian
5. Rekaman keluhan pelanggan dan penanganannya
6. Rekaman ketidaksesuaian, analisis akar penyebab, dan tindakan perbaikan
7. Laporan audit internal beserta bukti kompetensi auditornya
8. Notulen tinjauan manajemen beserta keputusan dan tindak lanjutnya
9. Data pengukuran sasaran dan analisis pencapaiannya

Kesalahan Penyusunan yang Umum

Dokumen yang disalin dari organisasi lain menyebut proses, mesin, atau jabatan yang tidak ada di tempat Anda — auditor mengenali ini dalam hitungan menit. Sasaran mutu yang tidak terukur, misalnya sekadar menyatakan meningkatkan kepuasan pelanggan tanpa angka dan tenggat, tidak dapat dievaluasi dan menjadi temuan. Prosedur yang terlalu rinci sehingga tidak mungkin dijalankan justru menciptakan ketidaksesuaian karena praktik nyata pasti berbeda dari yang tertulis.

Berapa Lama Rekaman Harus Terbentuk

Tidak ada angka mutlak, tetapi auditor perlu melihat bukti bahwa siklus sistem telah berjalan sekurang-kurangnya satu putaran penuh, termasuk audit internal dan tinjauan manajemen. Organisasi yang menerapkan sistem selama beberapa bulan dengan rekaman yang terbentuk secara alami umumnya jauh lebih siap daripada yang menyiapkan segalanya dalam dua minggu terakhir.

Memeriksa Kesiapan Sendiri

Cara paling efektif memeriksa kesiapan adalah menjalankan audit internal dengan sungguh-sungguh, bukan sebagai formalitas. Bila audit internal Anda tidak menemukan satu pun ketidaksesuaian, kemungkinan besar auditnya yang kurang mendalam, bukan sistemnya yang sempurna. Temuan internal yang jujur adalah kesempatan memperbaiki sebelum auditor eksternal menemukannya.