Cara Memilih Lembaga Sertifikasi ISO yang Sertifikatnya Diakui

Sertifikat ISO hanya bernilai bila diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang terakreditasi oleh badan akreditasi yang diakui. Di Indonesia badan akreditasi tersebut adalah KAN, dan akreditasinya diakui secara internasional melalui perjanjian saling pengakuan antar badan akreditasi. Sertifikat dari lembaga tanpa akreditasi memang ada, tetapi sering ditolak saat tender atau uji tuntas pelanggan korporat.

Cara Memverifikasi

1. Tanyakan nama badan akreditasi lembaga tersebut dan nomor akreditasinya
2. Periksa apakah ruang lingkup akreditasi lembaga mencakup sektor usaha Anda — akreditasi diberikan per lingkup, bukan menyeluruh
3. Periksa keberadaan lembaga tersebut pada daftar resmi badan akreditasi
4. Pastikan logo akreditasi akan dicantumkan pada sertifikat yang diterbitkan
5. Tanyakan bagaimana keabsahan sertifikat dapat diverifikasi oleh pihak ketiga di kemudian hari

Tanda Penawaran yang Perlu Diwaspadai

• Menjanjikan sertifikat terbit dalam hitungan hari tanpa audit lapangan
• Menawarkan penyusunan dokumen sekaligus melakukan audit sertifikasi — ini benturan kepentingan yang tidak diperbolehkan
• Menjamin tidak akan ada temuan
• Tidak dapat menjelaskan jumlah hari audit dan dasar perhitungannya
• Harga yang jauh di bawah pasar tanpa penjelasan yang masuk akal

Memisahkan Konsultan dan Auditor

Lembaga sertifikasi tidak boleh mengaudit sistem yang ia sendiri bangun, karena independensi adalah dasar dari nilai sertifikat. Bila Anda membutuhkan bantuan menyusun sistem, gunakan konsultan yang terpisah dari lembaga sertifikasi yang akan mengaudit. Tawaran satu paket yang mencakup keduanya sebaiknya ditanyakan dengan hati-hati.

Yang Perlu Ditanyakan Sebelum Menandatangani

Tanyakan berapa hari audit untuk tahap satu dan tahap dua, apakah biaya surveillance audit tahunan sudah termasuk, bagaimana perhitungan biaya bila jumlah karyawan atau lokasi bertambah, dan berapa lama sertifikat diterbitkan setelah temuan ditutup. Pertanyaan-pertanyaan ini sederhana tetapi menghindarkan kejutan biaya di tahun kedua dan ketiga, ketika banyak perusahaan baru menyadari bahwa penawaran awal hanya mencakup audit pertama.

Ketika Sertifikat Diragukan

Bila perusahaan Anda sudah memiliki sertifikat yang ternyata diterbitkan lembaga tanpa akreditasi, jalan keluarnya adalah melakukan sertifikasi ulang melalui lembaga terakreditasi. Kabar baiknya, sistem yang sudah berjalan tetap berguna dan pekerjaan tidak dimulai dari nol. Yang perlu disesuaikan biasanya kelengkapan bukti audit internal, tinjauan manajemen, dan rekaman kinerja yang pada audit sebelumnya mungkin tidak diperiksa secara mendalam.