Internal Audit dan Tinjauan Manajemen: Dua Syarat yang Paling Sering Terlewat

Audit internal dan tinjauan manajemen adalah dua persyaratan yang wajib dipenuhi sebelum sertifikasi dan setiap tahun sesudahnya. Audit internal memeriksa apakah sistem dijalankan sesuai rencana dan persyaratan standar, sedangkan tinjauan manajemen adalah forum manajemen puncak menilai kecukupan dan efektivitas sistem serta memutuskan tindak lanjutnya. Keduanya sering diperlakukan sebagai formalitas, dan di situlah temuan bermunculan.

Menjalankan Audit Internal dengan Benar

• Susun program audit yang mencakup seluruh proses dan seluruh persyaratan standar dalam periode tertentu
• Tunjuk auditor yang kompeten dan tidak mengaudit pekerjaannya sendiri
• Siapkan rencana audit yang menyebutkan lingkup, kriteria, jadwal, dan bagian yang diaudit
• Kumpulkan bukti melalui wawancara, pemeriksaan rekaman, dan pengamatan lapangan
• Laporkan temuan secara objektif, disertai bukti, bukan pendapat
• Pastikan setiap temuan ditindaklanjuti dan efektivitasnya diverifikasi

Kompetensi Auditor Internal

Auditor internal perlu memahami standar yang diaudit dan teknik audit. Pelatihan auditor internal umumnya cukup, dan buktinya berupa sertifikat pelatihan disimpan sebagai rekaman kompetensi. Perusahaan kecil yang kesulitan menemukan personel independen dapat menggunakan auditor dari luar, sepanjang independensinya terjaga dan tidak berasal dari lembaga yang akan menerbitkan sertifikat.

Agenda Tinjauan Manajemen

1. Status tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
2. Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan
3. Kinerja sistem: pencapaian sasaran, kepuasan pelanggan, kinerja proses, dan kinerja pemasok
4. Hasil audit internal dan eksternal
5. Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
6. Kecukupan sumber daya
7. Efektivitas penanganan risiko dan peluang
8. Peluang peningkatan

Keluarannya harus berupa keputusan: apa yang akan diperbaiki, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan tenggatnya.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Notulen tinjauan manajemen yang hanya berisi daftar hadir dan pernyataan bahwa sistem berjalan baik adalah temuan yang hampir pasti. Auditor mencari bukti pembahasan atas data kinerja dan keputusan yang dihasilkan. Kesalahan lain adalah tinjauan manajemen yang tidak dihadiri manajemen puncak — forum ini memang dirancang sebagai tanggung jawab pimpinan, bukan tugas yang dapat didelegasikan sepenuhnya kepada wakil manajemen.

Menjadikannya Berguna

Perusahaan yang memandang kedua kegiatan ini sebagai alat manajemen, bukan sebagai kewajiban audit, biasanya memperoleh hasil yang jauh lebih baik. Audit internal yang jujur mengungkap masalah sebelum menjadi keluhan pelanggan. Tinjauan manajemen yang membahas data nyata menghasilkan keputusan yang memang perlu diambil. Yang membedakan hanyalah kesediaan menjalankannya dengan serius.